Artikel 1 begripsbepalingen
Klacht; iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
Klager; de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
Klachtenfunctionaris; de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.
Artikel 2 toepassingsbereik
- Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen advocaten die in dienstbetrekking zijn en/of eigenaar zijn van MulderVanGeel advocaten en bedrijfsadviseurs en de cliënt.
- De advocaten dragen zorg voor klachtafhandeling conform hetgeen in deze regeling is bepaald.
Artikel 3 interne klachtprocedure
- Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar Mr. P.H.A. Mulder, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris. Wanneer de klacht zich richt tegen mr. P.H.A. Mulder, dan kan de klager zich wenden tot mr. M.J.J. Van Geel als vervangende klachtenfunctionaris.
- De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
- De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
- De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
- Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
- Klachten als bedoeld in deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Deken. Cliënten worden altijd op deze mogelijkheid gewezen naast de mogelijkheid om de zaak aanhangig te maken bij de bevoegde rechter van Rechtbank Gelderland, locatie Zutphen, tenzij bepalingen van dwingend recht een andere rechtbank voorschrijven.
Artikel 4 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
- De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
- De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 5 verantwoordelijkheden
- De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
- Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
- De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
- De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 6 klachtregistratie
- De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
- Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.